私自身は「マニュアル」とか「チェックリスト」というものはあまり好きではないのですが…
まぁ、チェックリストは大切だと思います！
どっちやねん (-ω-)ノ
マニュアルとチェックリストの違い
マニュアルは、業務の全体像が把握できるものです。
業務の概要から始まり、具体的な作業内容や手順までミッチリと記載されていて、業務全般を理解するのに役立ちます。
ただ、ボリューム満点で読む気がしない人が多く、実務ではどちらかと言うと「逆引き」で使われているケースが多いと思います。
一方、チェックリストは、１つの業務ごとに作成され、必要な作業工程や確認項目などが順序通り記載されています。
チェックリストを活用し、チェックマークや記録メモを書きながら作業を進めることで、誰が作業をしても「抜け」「漏れ」のない作業を行うことができます。
また、監督責任者が作業の遂行状況を把握する際にも、チェックリストは有効な手段となります。
チェックリストを活用するメリット
ミスを防止する
チェックリストに沿って正しい手順で作業を行うことができるので、ミスを防止することができます。
当たり前のことですが、これが一番のメリットですね。
業務の見直し・効率化ができる
これはチェックリストを作成する段階のメリットですが、チェックリストを作成する過程で、無駄な作業や効率が悪い作業などを見直すことができます。
引き継ぎ資料にもなる
チェックリストは、異動や退職時があった際の引き継ぎ資料として、意外と役に立ったりします。
チェックリストを活用するデメリット
チェックリストの形骸化
これは「チェックリストあるある」の１つなのですが…
作業内容や作業手順などに変更が生じた場合、すぐにチェックリストを修正しないと、修正があったことを知らない人にとっては「間違ったチェックリスト」を運用してしまうことになります。
そして、そんなことが続くと、チェックリストの存在意義が失われてしまい、最終的にはチェックリストを使わなくなります。
チェックリスト依存症
これはどちらかというとマニュアルのデメリットかもしれませんが、チェックリストに頼りすぎると、チェックリストに書かれていない突発的な事象に対応できない人になってしまう恐れがあります。
目的と手段が入れ替わってしまう
これも「チェックリストあるある」の１つですが…
チェックリストを運用していくうちに、いつの間にか「チェックリストに書かれている項目を済ませること」にだけ集中してしまう人になってしまう恐れがあります。
これは、チェックリストの項目が多い場合、特に気を付けなければなりません。
ウソみたいなホントの話
私が税理士法人で勤務税理士として仕事をしていた頃の話。
任されたある業務には、チェックリストが存在したのですが…
１．〇〇は確認したか。 ✅
２．〇〇は確認したか。 ✅
３．〇〇は確認したか。 ✅
４．〇〇は確認したか。 ✅
と、チェックリストが続いて、最後の項目が、
２４．チェックリストにチェックを付けたか ✅
でした（笑）
