何となく他人事と思っている方も多いと思いますが、令和4年1月からスタートする「電子取引制度」については、事業規模に関わらず全ての事業者が対象となり、きちんと対応方針を決めておく必要があります。
そこで今回は、この「電子取引制度」について、超簡単に分かりやすくまとめたいと思います。
１．電子取引制度とは何ぞや？？
何だか内容をイメージし辛い「電子取引制度」という言葉ですが、ポイントとして、次の４つを押さえておけばOKです。
ポイント①
電子メールなどでデータとして受け取ったり、ネットからデータとしてダウンロードした請求書や領収書は、紙で印刷して保存するのではなく、データのまま保存しなければならない！
ポイント②
保存するデータには、「タイムスタンプを付す」または「一定の措置（下記3①で解説）を講じる」必要がある！
ポイント③
保存するデータは、「データ検索」ができるようにしておく（下記3②で解説）必要がある！
ポイント④
税務調査があった場合には、データをプリントアウトした「紙」を提出するのではなく、「データ」をダウンロード提出する！
２．電子取引って具体的にどんな取引？
「電子取引」とは、「紙」ではなく「データ」でやり取りする全ての取引を言います。
具体的には、
・請求書や領収書をPDFで受け取った
・ネットから領収書をダウンロードした
・クレカの利用明細をダウンロードした
などが該当します。
私自身も、アマゾンやモノタロウの領収書は全てネットからのダウンロードなので、無意識のうちに「電子取引」を行っていることになります。
３．保存するデータの条件は？？
令和4年1月以降は、データで受領した書類は紙ではなく「データのまま」保存しておく必要があることは前述のとおりですが、どのような形式でデータ保存しておけばよいのか確認していきます。
データ保存の要件①
下記４つのうち、いずれか１つの措置が必要になります。
Ａ．タイムスタンプが付された状態でデータを受領する
Ｂ．データを受け取ったら、速やかに自分でタイムスタンプを付す
Ｃ．データの訂正削除履歴が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
Ｄ．訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付ける
この４つのうち、Ａ～Ｃを読んで「意味が良く分からん！」と思った方は、Ｄを選択すると良いでしょう。
要は、データを改ざんすることを防止するための措置を講じてくれ！というルールであり、Ｄについては、「勝手にデータを訂正削除しちゃダメよ」という社内規定を作成しておけばOKで、その様式も国税庁HPで公表されているので、事務負担は殆どありません。
データ保存の要件②
２つ目の要件は、検索機能を確保することです。
具体的には「取引年月日」「取引先」「取引金額」の３つが検索できるようにしておく必要があります。
何だか難しそうですが、これらの要素をファイル名にすれば要件を満たすことになります。
例えば、2021年10月1日に●●部品㈱から5,500円の領収書がPDFで送られてきたとすると…
「20211001_●●部品㈱_5,500.pdf」というファイル名で保存し、これらのファイルを「月別」や「取引先別」にフォルダ整理をして保存しておけばOKという訳です。
ちなみに、ファイル名を付けるのが面倒だなぁ…と感じる方は、ファイル名はシンプルに「1.pdf」「2.pdf」「3.pdf」としておいて、別途エクセルなどの管理シートで、そのファイル名と管理シート上の「取引年月日」「取引先」「取引金額」を紐づける形でも問題ありません。
イメージは、こんな感じです！
４．やらないとどうなる？青色申告の取り消し？？
ここまで、面倒な「電子取引制度」について、なるべく負担を減らして対応する方法を解説して参りましたが、もし所定の対応をしなかったらどうなるのでしょうか？
固いことを申し上げると、ルールを守らなかった訳なので「青色申告の承認の取消し」の対象になってしまいます。
しかし、現実問題として、電子取引制度に反して従来通りの紙保存を継続しているという理由だけで、青色申告が取り消される可能性は極めて低いと思われます。
５．まとめ
繰り返しとなりますが、令和4年1月から「電子取引制度」が開始されます。
最低限行うべきことは２つです。
１つ目は、国税庁のHPから「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」の雛形をダウンロードして、作成しておくこと。
そして２つ目は、PDF等で受領した請求書や領収書は、「取引年月日」「取引先」「取引金額」をファイル名につけるか、別途管理エクセルを作成して、保存しておくこと。
面倒かもしれませんが、決まったルールなので、ペーパーレス時代の波に乗り遅れないよう、対応が求められます。
また、令和4年1月以降の「スキャナ保存制度」についても、適正事務処理要件が廃止され、定期的な検査が不要になるなどハードルが大きく下がります。
こちらは強制ではありませんが、ご興味がある方は、導入を検討されてみてはいがかでしょうか？
参考情報
国税庁HP（各種規程等のサンプル）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
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電子帳簿保存法の改正に関するリーフレット（国税庁）
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