法定費用を先に預かったのに「立替金」で処理してもOKって…
中古車販売と法定費用
中古車販売店の経理業務においては、法定費用の処理方法で頭を悩ませている方が多いと思います。特に、車両販売と車検整備の両方の業務を行っている店舗の場合、販売時の法定費用と車検時の法定費用が混在し、またお客様によって先に法定費用を預かるケースもあれば、店側が法定費用を立て替えて後から精算するケースもあるなど、その残高管理が複雑になってしまいます。
預り金と立替金
会計処理における「預り金」とは、他人から受け取ったお金で、後日、預かった人や第三者対して支払う必要があるものをいいます。一方「立替金」とは、一時的な立替による支払いで、短期間のうちに回収されるものをいいます。先ほどの法定費用の例でいうと、お客様から先に法定費用を預かった場合には「預り金」、店側が先に法定費用を立て替え払いした場合には「立替金」の科目で処理するというのが原則となります。
原則ルールに囚われない
本来、預り金や立替金という科目は、先にお金を預かったのか、先にお金を支払ったのかによって使い分ける必要がありますが、その原則ルールに囚われしまうと、中古車販売店の経理業務が複雑になってしまいます。そこで、お金の流れは一旦無視して、販売時の法定費用は全て「預り金」、車検時の法定費用は全て「立替金」という具合に、取引内容ごとに使用する科目を決め打ってしまうと良いでしょう。
一時的なマイナスはＯＫ
預り金や立替金という科目は、最終的に「残高ゼロ」になる仕組みとなっていますので、一時的に残高がマイナスになったとしても気にする必要はありません。（ただし、決算時のみマイナス残高の調整は必要となります。）
例えば、車検に際して入庫時に法定費用100を先に預かったものを「立替金」で処理したケースについて見てみましょう。
法定費用を預かった時点では[現金／立替金100]と処理しますので、立替金の残高は一時的に「△100（マイナス100）」となります。
しかし、実際に法定費用を支払った際に[立替金／現金100]という処理を行いますので、最終的には立替金残高が「0（ゼロ）」になるのです。
自店に適した処理を
今回ご紹介した処理方法はほんの一例であり、中古車販売店の経理においては、自店に適した運用ルールを設定することが最も重要となります。そして、その際には出来るだけシンプルな処理となるよう心掛けると良いでしょう。
コラム説明
この記事は、自動車流通新聞（グーネット自動車流通）さんで連載しているコラムの内容を転載したものです。
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中古車販売店「経営実務」のウソ？ホント？
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